销售业务

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销售业务流程概述
销售业务流程概述
销售业务流程概述
【标准流程】 〖销售开单〗 〖收款台确认〗 〖库房出库〗
【内容描述】
(1) 销售开单(销售部) 首先销售人员接待顾客并洽谈本次的购货需求,其中包括购买的商品、数量、价格、付 款、售后等问题,洽谈成功后 由销售人员开具销售出库单,确认保存的出库单会自动传 递到收款台、库房等待处理。开龙软件采取了与业务同步的管理模式,您要在很短的时 间把销售单开出来,尽量缩短客户等待的时间,这也是软件成功应用的关键,如何提高 效率请参见后面详细的说明。
(2) 收款台确认(收款、记账) 销售出库单开单后,会显示在收款台岗位的出库单模块里,收款台在这里需要做两方面 的工作:
第一, 打印单据,可以选择套打或分联打印方式,分联单为三联(财务联、库房联和 客户联),单联模式适合用针式打印机套打,多联模式适 合用激光打印机打印。
第二, 进行收款或记帐处理(出库单盖章生效),只有通过收款台确认的出库单,客户才能凭已确认的出库单到库房提货。且收款台记帐后销售 人员就不能随意修改、 作废单据了,若想修改则必须经过收款台的反冲,以保持单据的一致性。
(3) 库房出库 销售出库单开单后,会显示在库房岗位的出库单模块里,同时也可以看到该出库单是否记帐,库房在付货时,首先是根据已经盖章 的出库单付货,然后再把出库单进行出库确认,出库单付货需与计算机出库同步进行,特别是对于有系列号的商品,您需要在出库前记录商品系 列号。
出库单库房确认出库以后,整个销售业务流程就结束了。

1.销售开单

在【销售业务】功能模块中,点击销售开单按钮
销售开单


点击销售按钮
点击销售按钮


(1) 出库类型 出库类型有:销售、零售、批发,销售分析中可分类统计销售情况。
(2) 选择客户 输入客户的代码(客户简称的汉语拼音首字母),直到选取相应的客户,您也可以在组 合框处输入客户的代码,然后按回车键,程序会自动查找该代码的客户。比如查找客户安达科海,可输入 ADKH 再回车
(3) 经办 个人客户可将姓名、电话、地址等信息增加在经办里,方便以后维修服务。若某单位有多个联系人也可增加在经办里。
(4) 选择库房 销售商品的出库库房(多库房时有效),一个出库单只能选择一个库房,有该库房权限的人才可以做此单的出库确认。
(5) 选择商品 输入商品编码有两种主要的方法: 第一, 模糊查询法
您可以在商品编码处输入商品名称中任何一部分数字、字母、汉语拼音首字母的连续组 合按回车进行查询商品。 第二, 代码查询法
点击【商品】按钮直接输入商品的类别代码过滤查询,也可通过商品的系列、型号、品 牌等属性组合过滤查询。 第三, 商品编码过滤法 这种方法我们不推荐使用,使用开龙软件不需要记忆大量的编码。
(6) 销售单价 在开单过程中,当您选择了商品编码时,若该客户以前有该商品的购货记录,则本次的销售价会自动按上一次的销售价格,如果没有销售记 录,则程序会自动默认零售价。 当然,您也可以修改本次销售价格,当商品销售价低于限价时,系统会自动发出警报, 如果您没有低于限 价销售的权限,则程序会拒绝接受该价格。
当您需要了解客户以前的购货价格以及商品的限价时,您可以按【价格】按钮,程序会 为您查询到该客户以前购买该商品的所有记录,作为 本次销售价格的参考。
(7) 保修期 编写商品编码时若指定了该商品的保修期则选择该商品后系统会自动跟出此信息,若没有指定则可以手动填写。
(8) 付款方式 指定付款方式后,收款台则按此付款方式收款,若指定为欠款则跟信用额度有关。
(9) 业务员 开单时,系统默认为操作员,经手人与操作员是两个概念,通常是一个人,您可以修改 别人的单据,但会留下痕迹(操作员名称),如果业务员很多时,可使用业务员代码。 单击“业”按钮可查询到该单的业绩,该功能需要授权 使用。
(10) 付款期 现金类型的付款方式无需指定付款期,在开启信用控制的前提下若付款类型为欠款,则 付款期与此单位的信用帐期相关系,不允许超出规定帐期。
(11) 说明 若还有其它需求需要描述可以写在说明里,说明会打印在单据上。 注意:写在打印说明里面的内容可以打印出来,内部说明中的文字不会被打印。
2. 收款台确认(收款或记账)
【内容描述】 收款台对销售出库单的控制作用是非常重要的,经过收款台确认(记账或结账)的单据,库房才能出库,同时也限制了销售人员的 非法修改,否则很容易造成打印出来的单据和电脑上的单据不一致的情况,给以后的工作带来麻烦!
收款台模块中,点击销售收款按钮
收款台确认
(1) 出库单的刷新
由于销售出库单要求是与业务同步进行处理,不应该让客户等待太长时间,销售人员 开单后会自动传递给收款台,为了保证收款台及时得到单据, 软件设置了自动刷新功能(5 秒钟自动刷新一次),并有自动刷新设置开关。 收款台只能显示与自己权限相关的出库单。
(2) 出库单过滤 在缺省状态下,只显示未确认的出库单,可按要求对出库单进行过滤:
① 所有的:所有未出库的出库单,包括未记账和已记账的。
② 未记账:所有未出库的出库单,未记账的。
③ 已记账:所有未出库的出库单,已记账的。 (3) 出库单的打印 收款台需要在做收款或记帐前将单据打印出来,可按分联(激光打印机)或套打(针 式)方式打印出库单,三联单包括:① 财务联 ②客户联 ③库房联,分别传递给相关的人员。
用户若有特殊要求,可以向开龙软件公司定制。 在打印出库单时,收款台有义务对销售单进行审核,如果销售单出现负利润,则程序 会出现红 色的警示,这时,收款台一定要提醒销售人员,是否单据录入有问题。
(4) 出库单的收款、记账
① 出库单收款 按【收款】按钮,对需要收款的出库单进行收款,收款后银行账户会自动增加,若收款额与销售额相等系统会自动提示结账,若不相等,出库
单则只记账,此时,库房才可以出库。
② 出库单记账结账
按【记账】按钮, 对全额欠款或部分欠款情况进行记账并办理欠款手续, 记账后出库单应收款就会增加。
(5) 出库单的反冲 如果出库单已经记账,就不能再修改了,如需要修改,则需将出库单进行反冲,按【反冲】按钮便可实现反冲,使出库单处于未记账状态,如
果出库单已经结算,则自动将结算状态解除。
【注意问题】

? 收款台可对当日的收款单进行修改、作废。不能修改或作废隔日收款单。

? 一张出库单可以进行多次收款。

? 如果出库单已经收款,则出库单反冲后,您不能修改客户名称,也不能作废出库单, 您需要先将出库单对应的收款单作废,如果是隔日收款单, 请使用退款功能。

3.库房出库

【内容描述】 这里显示所有未出库的出库单,已出库的出库单就不在这里显示了。商品出库后,库 存数减少、客户应收款增加,公司的资金账户金额增加,出库后不允许再修改或作废出库 单,若发现有不正确的地方,则需要进行退货。退货出 库单也需要库房确认出库,退货时 商品数量为负数,退货后实际库存增加、应收款减少。
库房管理模块中,点击出库单
库房出库
【使用方法】
(1) 出库单出库原则
出库单出库必须是在收款台记账或结账的状态下才能点击【出库】,表现在库房里是: 已经记账的出库单的记账出纳状态为“√”,否则为“×”,如 上图所示。
库房根据出库单所指定的内容进行付货,必须做到打印的出库单、电脑帐单和实物三者 绝对一致。 具体的核对方法如下:

? 按打印出库单付货, 做到货物和打印出库单一致。

? 打印出库单对着电脑出库单确认出库,做到打印单和电脑单一致。 这样,电脑单、打印单、实物三者做到了绝对一致。 (2) 付货控制 对于送货取款的情况,可以采用付货锁定功能,付货锁定的目的就是防止销售人员修改或作废单据,付货锁定有两种形式:一个锁定整个单据, 按〖付货〗按钮就可以了;另一种 就是部分商品锁定,可输入商品的领料数。 对于送货取款,可能有三种情况:一是客户全部留下,此时,出库单直接出库就可以了; 二是客户部分留下商品,或调整商品的数量及价格,这 时,出库单需要进行付货反冲,然后 再由业务员修改出库单;第三种情况是全部退货,这时,出库单需要进行付货反冲,然后由 业务员把出库 单作废。

(3) 出库系列号记录 如果商品有系列号的要求,则请输入或扫描系列号,已有系列号可以以 TXT 文本的形 式导入。
(4) 出库单出库处理 在出库之前,程序会自动检查出库单的合法性,在下列情况下,出库单不能出库:

? 系列号输入错误:系列号数量和出库商品数量不一致,或者在严格系列号管理下, 出库系列号不正确,系统都会拦截。

? 库存数量不够:如果出库单对应的库房已经建账,程序便对该商品进行出库数量检 查,库存数量不够就不能出库。如果出库单对应的库房未建 账,出库单出库时不检 查库存数量。

(5) 出库单整单出库问题 如果出库单中某几项商品没有库存或库房数量不够,则该出库单不能进行出库确认,出库单必需整单确认出库,遇到这类情况时,可以将一张出 库单拆分成多张出库单。 尽可能不要长期挂单,否则会给库存盘点以及销售成本结转带来很大的麻烦。


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